مدیریت ساختمان با اکسل: کجا جواب می‌دهد و کجا نه
خیلی از مدیران با یک فایل اکسل شروع می‌کنند و همین هم برای شروع کاملاً منطقی است. اما اکسل یک سقف دارد. بیایید ببینیم آن سقف کجاست.
اکسل کجا خوب جواب می‌دهد
- ساختمان کوچک (تا حدود ۶–۸ واحد)
- شارژ ثابت و ساده، بدون قبض اختصاصی زیاد
- یک مدیر که خودش همه‌کاره است و سابقه‌ی مالی پیچیده‌ای وجود ندارد
یک الگوی ساده‌ی شروع
یک شیت با ستون‌های: شماره واحد، نام، متراژ، شارژ ماه، پرداختی، مانده. یک شیت جدا برای هزینه‌ها: تاریخ، شرح، مبلغ، فاکتور. و یک سلول برای موجودی صندوق = موجودی اولیه + جمع پرداختی‌ها − جمع هزینه‌ها.
اکسل کجا کم می‌آورد
۱. ساکن به حسابش دسترسی ندارد
هر بار که ساکن می‌پرسد «من چقدر بدهکارم؟»، باید فایل را باز کنید و جواب بدهید. با ۲۰ واحد این یعنی روزی چند تماس.
۲. خطای دستی
یک اشتباه در فرمول یا کپی، کل ماه را خراب می‌کند و معمولاً وقتی می‌فهمید که ساکن معترض شده.
۳. فیش و فاکتور
اکسل جای تصویر نیست. فیش‌ها در گالری موبایل و گروه واتساپ گم می‌شوند.
۴. چند نفر، یک فایل
اگر هیئت مدیره چند نفر است، نسخه‌های مختلف فایل دست‌به‌دست می‌شود و هیچ‌کس نمی‌داند کدام به‌روز است.
۵. گزارش سالانه و انتقال
ساختن گزارش قابل ارائه در مجمع از دل اکسل ساعت‌ها کار است. و وقتی مدیر عوض می‌شود، انتقال یعنی یک فایل که فقط سازنده‌اش می‌فهمدش.
۶. سابقه‌ی چندساله
انتقال بدهی و طلب هر واحد از سالی به سال بعد در اکسل دستی و خطاخیز است.
نشانه‌های اینکه وقت مهاجرت رسیده
- بیش از ۱۰ واحد دارید
- ساکنین مرتب وضعیت حسابشان را می‌پرسند
- قبض اختصاصی و جریمه و چند نوع هزینه دارید
- هیئت مدیره‌ی چندنفره دارید
- می‌خواهید ساکنین خودشان فیش را ثبت کنند
مهاجرت سخت نیست
نرم‌افزارهایی مثل مدیرمون امکان ورود اطلاعات واحدها از فایل اکسل را دارند؛ همان فایل فعلی‌تان را با کمی تنظیم ستون‌ها بارگذاری می‌کنید و بدهی/طلب اولیه‌ی هر واحد را وارد می‌کنید تا از همان نقطه ادامه دهید. راهنمای کامل انتخاب: نرم‌افزار مدیریت ساختمان.
با مدیرمون همه‌ی این‌ها خودکار می‌شود
در مدیرمون کافی است مبلغ‌ها و روش تقسیم را وارد کنید؛ شارژ هر واحد، بدهی‌ها، موجودی صندوق و گزارش سالانه به‌صورت خودکار ساخته می‌شود و هر ساکن سهم خودش را در پنل شخصی می‌بیند. همین حالا رایگان شروع کنید یا آموزش گام‌به‌گام را ببینید.