هیئت مدیره ساختمان: انتخاب، وظایف و اختیارات

در ساختمان‌های بزرگ، یک نفر نمی‌تواند و نباید همه‌ی کارها را انجام دهد. هیئت مدیره، مسئولیت را تقسیم می‌کند و از تمرکز قدرت و بی‌اعتمادی جلوگیری می‌کند.

چه ساختمانی به هیئت مدیره نیاز دارد؟

طبق آیین‌نامه، ساختمان‌های با بیش از ۳ واحد باید مدیر داشته باشند و در ساختمان‌های بزرگ‌تر، مجمع می‌تواند به‌جای یک مدیر، هیئت مدیره‌ی ۳ تا ۵ نفره انتخاب کند. برای ساختمان‌های بالای ۱۰ واحد این تقریباً ضروری است.

اعضا و تقسیم کار

یک تقسیم کار رایج:

• رئیس هیئت مدیره / مدیر: نماینده‌ی قانونی، امضای قراردادها، تصمیم‌های روزمره.
• مسئول مالی (خزانه‌دار): ثبت درآمد و هزینه، نگهداری صندوق، تهیه‌ی گزارش مالی.
• مسئول فنی: پیگیری سرویس آسانسور و موتورخانه، تعمیرات، ارتباط با پیمانکاران.

تصمیم‌های مهم با رأی اکثریت اعضای هیئت مدیره گرفته می‌شود، نه یک نفر.

بازرس

مجمع باید یک بازرس هم انتخاب کند؛ کسی خارج از هیئت مدیره که:

• دفاتر و اسناد مالی را دوره‌ای بررسی کند،
• پیش از مجمع سالانه، گزارش مالی مدیر را تأیید یا رد کند،
• شکایت‌های مالی ساکنین را رسیدگی کند.

وجود بازرس، بزرگ‌ترین عامل جلب اعتماد ساکنین است.

رابطه با مجمع عمومی

هیئت مدیره زیرمجموعه‌ی مجمع است:

• هزینه‌های بزرگ‌تر از سقف مصوب ← نیاز به مجمع فوق‌العاده.
• تغییر روش شارژ، تغییر سرایدار، پروژه‌ی عمرانی ← نیاز به مصوبه‌ی مجمع.
• کارهای جاری و اضطراری ← در اختیار هیئت مدیره.

دوره و پاسخگویی

• دوره: دو سال، قابل تمدید با رأی مجمع.
• هر عضو هیئت مدیره در برابر قصور خودش مسئول است.
• در پایان دوره، هیئت مدیره موظف به تحویل کامل اسناد، صندوق و سوابق به هیئت بعدی است.

ابزار مشترک

بزرگ‌ترین دردسر هیئت مدیره، هماهنگی و دسترسی مشترک به اطلاعات است. با نرم‌افزاری مثل مدیرمون، همه‌ی اعضا به یک تصویر واحد از وضعیت مالی، بدهکاران، هزینه‌ها و درخواست‌های ساکنین دسترسی دارند و انتقال به هیئت بعدی هم فقط تحویل یک حساب کاربری است.

با مدیرمون همه‌ی این‌ها خودکار می‌شود

در مدیرمون کافی است مبلغ‌ها و روش تقسیم را وارد کنید؛ شارژ هر واحد، بدهی‌ها، موجودی صندوق و گزارش سالانه به‌صورت خودکار ساخته می‌شود و هر ساکن سهم خودش را در پنل شخصی می‌بیند. همین حالا رایگان شروع کنید یا آموزش گام‌به‌گام را ببینید.