مجمع عمومی ساختمان: نحوه برگزاری و نمونه صورت‌جلسه
مجمع عمومی، بالاترین مرجع تصمیم‌گیری ساختمان است. مدیر فقط مجری تصمیم‌های مجمع است. اگر مجمع را درست برگزار و مستند نکنید، هیچ قاعده‌ای در ساختمان قابل اجرا نیست.
انواع مجمع
- مجمع عمومی عادی: سالی یک‌بار؛ برای تصویب گزارش مالی سال گذشته، تصویب بودجه‌ی سال جدید، انتخاب یا تمدید مدیر و هیئت مدیره.
- مجمع عمومی فوق‌العاده: هر زمان که لازم شود؛ با دعوت مدیر یا با تقاضای کتبی حداقل سه نفر از مالکین.
چطور دعوت کنیم؟
- دعوت‌نامه‌ی کتبی حداقل ۱۰ روز قبل، با ذکر تاریخ، ساعت، محل و دستور جلسه.
- تحویل با امضا یا الصاق در تابلوی اعلانات. اطلاع‌رسانی از طریق پنل نرم‌افزار یا پیامک هم توصیه می‌شود ولی جایگزین دعوت‌نامه‌ی رسمی نیست.
حد نصاب رسمیت
- جلسه‌ی اول با حضور مالکینی که بیش از نصف قدرالسهم را دارند رسمی است.
- اگر حد نصاب نرسید، جلسه‌ی دوم (معمولاً ۱۵ روز بعد) با هر تعداد حاضر رسمی است — به شرطی که در دعوت‌نامه‌ی اول ذکر شده باشد.
- تصمیم‌ها با رأی اکثریت حاضرین (به نسبت قدرالسهم) گرفته می‌شود؛ بعضی تصمیم‌ها مثل تغییرات اساسی در بنا نیاز به اکثریت بالاتر دارند.
دستور جلسه‌ی پیشنهادی مجمع عادی
- قرائت و تصویب صورت‌جلسه‌ی مجمع قبل
- گزارش مالی سال گذشته (درآمد، هزینه، موجودی صندوق) و تصویب آن
- تعیین شارژ ماهانه و روش تقسیم برای سال جدید
- تصویب بودجه و سقف اختیار هزینه‌ی مدیر
- تصمیم درباره‌ی جریمه‌ی دیرکرد و قوانین داخلی (پارکینگ، سکوت، حیوان خانگی)
- انتخاب/تمدید مدیر و هیئت مدیره و بازرس
- موارد پیشنهادی مالکین
نمونه‌ی صورت‌جلسه
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی عادی ساختمان [نام] — [تاریخ]
جلسه رأس ساعت [..] با حضور مالکین دارای [..]٪ قدرالسهم در محل [..] تشکیل شد و رسمیت یافت.
مصوبات:
۱. گزارش مالی سال [..] با درآمد [..] ریال، هزینه [..] ریال و موجودی پایان دوره‌ی صندوق [..] ریال قرائت و به تصویب رسید.
۲. شارژ ماهانه‌ی هر واحد برای سال [..] به روش [ترکیبی/مساوی/متراژ] تعیین شد. مبلغ پایه: [..] ریال.
۳. جریمه‌ی تأخیر: به ازای هر ماه تأخیر پس از پنجم هر ماه، ۳٪ شارژ همان ماه به بدهی واحد اضافه و به صندوق واریز می‌شود.
۴. سقف اختیار هزینه‌ی مدیر بدون مصوبه‌ی جدید: [..] ریال در هر مورد.
۵. آقای/خانم [..] به‌عنوان مدیر و آقایان/خانم‌ها [..] به‌عنوان هیئت مدیره برای مدت دو سال انتخاب شدند.
۶. آقای/خانم [..] به‌عنوان بازرس انتخاب شد.جلسه در ساعت [..] خاتمه یافت. امضای حاضرین:
بعد از جلسه
- صورت‌جلسه را تایپ و امضای همه‌ی حاضرین بگیرید و یک نسخه در تابلوی اعلانات و پنل ساختمان بگذارید.
- مصوبات مالی (شارژ جدید، جریمه) را بلافاصله در نرم‌افزار اعمال کنید.
در مدیرمون گزارش مالی سالانه با نمودار ماه‌به‌ماه با یک کلیک آماده می‌شود؛ همان چیزی که برای بند ۲ دستور جلسه لازم دارید.
با مدیرمون همه‌ی این‌ها خودکار می‌شود
در مدیرمون کافی است مبلغ‌ها و روش تقسیم را وارد کنید؛ شارژ هر واحد، بدهی‌ها، موجودی صندوق و گزارش سالانه به‌صورت خودکار ساخته می‌شود و هر ساکن سهم خودش را در پنل شخصی می‌بیند. همین حالا رایگان شروع کنید یا آموزش گام‌به‌گام را ببینید.